Відповідно до статті 48 КЗпП України трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника, який підтверджує стаж роботи. Вона оформляється роботодавцем по основному місцю роботи працівника не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.
Якщо з оригіналом, який існує в одному екземплярі, щось трапляється, виникає необхідність поновлення відомостей, які знаходяться в ньому. Тому, видається дублікат трудової книжки. Дублікат – це другий екземпляр документу, який має ту ж саму силу, що і оригінал.
Роботодавець має оформити працівнику дублікат трудової книжки за правилами, установленими розділом 5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.1993 року № 58 (далі – Інструкція № 58).
Відповідно до пункту 5.1 Інструкції № 58, особа, яка згубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власнику чи уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення – в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівникові іншу трудову книжку чи вкладиш до неї (нових зразків) із написом “Дублікат” у правому верхньому куті першої сторінки.
У разі якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки до розділу “Відомості про роботу” уграфу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до працевлаштування на це підприємство, який підтверджується документами. Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи.
Для підтвердження стажу роботи працівника на попередніх місцях роботи йому необхідно звернутися до своїх попередніх роботодавців для отримання документів, які підтвердять такий стаж. До останніх належить: витяги з наказів, копії наказів про прийняття та звільнення з роботи, копії особових карток тощо. Такі документи повинні бути підписані посадовими особами підприємств, на яких трудився власник втраченої трудової книжки, та засвідчені печаткою. Якщо підприємство — попереднє місце роботи — ліквідоване та більше не функціонує, за відповідною довідкою потрібно звертатися до місцевої державної архівної установи.
Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.
Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував працевлаштуванню на це підприємство. Коли документи повністю не містять зазначених вище даних про роботу в минулому, у дублікат трудової книжки вносяться лише ті дані, що є в документах.
Але не тільки втрата трудової може бути причиною видачі її дубліката. Це можливо також у разі, якщо трудова книжка працівника стала непридатною для подальших записів. Наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася тощо. Перш, ніж видати дублікат такої книжки, на першій сторінці старої трудової робиться напис: “Замість видано дублікат”. Лише після цього працівнику видають дублікат трудової книжки.
Відсутність доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник, являється однією із причин, при якій здійснюється видача дубліката трудової книжки.
Дублікат видається на підставі заяви працівника та отриманої ним у письмовому вигляді інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації, або Антитерористичного центру при Службі безпеки України про проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник, що надається в довільній формі.
У разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: “Дублікат анульовано”, посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власнику.
