Коронавірус повністю змінив життя. Дистанційна робота стала звичним явищем для багатьох бізнесів. Водночас для забезпечення нормального функціонування компанії, ефективного обслуговування клієнтів і продуктивних комунікацій робочих команд потрібні надійні технологічні рішення. Хмарні технології в часи пандемії стали рятівним колом для бізнесу. Розглянемо можливості найпопулярнішого хмарного сервісу Office 365 і його застосування в роботі.
Роль хмарних технологій
Хмарні технології увійшли майже в усі аспекти роботи компаній сфери обслуговування бізнесу: аудит, бухгалтерія, консалтинг, HR тощо. Великі обсяги даних (Big Data) допомагають ліпше орієнтуватися в потребах клієнтів, визначаючи «вузькі місця» співпраці з ними. Автоматизовані системи на основі цих даних спрощують введення, адміністрування робочих процесів. А хмарні платформи надають нові способи обслуговування клієнтів для більш тісної взаємодії B2B та B2C.
«Хмара» полегшує процеси комунікацій усередині організації та між сторонніми компаніями. Завдяки хмарним сервісам на кшталт Office 365, GSuit співробітники організації можуть працювати віддалено, спільно редагувати документи, у режимі реального часу відстежувати динаміку роботи, планувати діяльність, обмінюватися професійною думкою і взагалі стерти межу між віддаленою й офісною роботою. У часи пандемії такі рішення допомагають компаніям працювати ефективно, незважаючи на обмеження пересування.
Усі ці «дива» можливі завдяки консолідованому збору інформації та її обробленню в сервісах типу Office 365.
Спільна робота
Основними сервісами Office 365, що забезпечують спільну роботу, є Microsoft SharePoint, OneDrive, Exchange та Microsoft Teams.
SharePoint
SharePoint – колекція програм і функціоналу, що дає змогу створювати вебпортали, керувати їх змістом, автоматизувати внутрішні робочі процеси, спрощувати пошук потрібних даних. Завдяки SharePoint можна створити внутрішній сайт, що надає користувачам можливість спільної роботи. За допомогою такого сайту можна створювати спільні папки, файли, планери, календарі та багато іншого.
Exchange Online
Завдяки цьому сервісу організація отримує надійну та захищену електронну пошту з гнучкими налаштуваннями та політиками безпеки. Крім того, Exchange надає доступ до корпоративних календарів, якими також можна ділитися та спільно керувати.
Поштова скринька Exchange підлаштовуватиметься під користувача, маючи у своєму арсеналі такі корисні функції, як виокремлення важливих листів і налаштування правил прийому електронної кореспонденції, а просунута система пошуку допоможе знаходити у скриньці інформацію в рази швидше та більш розгорнуто.
Система календарів допоможе не просто планувати зустрічі та справи, а й ефективніше організувати свій час, автоматично отримуючи повідомлення щодо подій на електронну пошту.
Microsoft Teams
Microsoft Teams – це корпоративний месенджер. Своєрідний вайбер для організації. У ньому можна створювати командні чати, ділитися файлами, планувати і створювати зустрічі та керувати календарем. У часи пандемії Teams стає справжнім віртуальним офісом.
Усі ці системи працюють у зв’язці і являють собою єдине ціле з Office 365, що дає змогу справді відчути спільну командну роботу.
Файловий хостинг
За зберігання документів в Office 365 відповідає файловий хостинг OneDrive. Він дає змогу зберігати, редагувати, ділитися будь-якими файлами та працює як сховище для файлів на SharePoint. Особливістю сервісу є редагування файлів в онлайн-версіях офісних програм Microsoft (Word, Excel та інші).
Бізнес-аналітика
Сервісом, що відповідає за аналітику даних, є Microsoft Power BI. Цей сервіс забезпечує інтерактивну візуалізацію даних з можливостями бізнес-аналізу, коли кінцеві користувачі можуть самостійно створювати звіти та інформаційні панелі до них, не будучи залежними від IT-спеціалістів або адміністраторів баз даних. Система дає змогу підключатися до великої кількості джерел даних – від файлів Excel до списків SharePoint.
Автоматизація процесів
Перетворити рутинні процеси затвердження документів, обробки кореспонденції, оновлення звітів Power BI, інформування колег про корпоративні події тощо на автоматизовані дії допоможуть вбудовані робочі цикли SharePoint і сервіс Microsoft Flow. Вони діють у межах побудованих сайтів і допомагають налаштувати дії у процесі документообігу. Так, можна налаштувати систему затвердження нових вхідних листів чи створити правила документообігу окремих видів документів.
Microsoft Flow – система, за допомогою якої створюють автоматизовані робочі процеси між програмами та службами як Office 365, так і сторонніх сервісів. Це дає змогу отримувати повідомлення про певні дії, що були виконані з файлами у SharePoint, синхронізувати документи в різних файлових хостингах, збирати дані та робити багато іншого.
Інтеграція
Усі сервіси пакета Office 365 взаємодіють між собою. Саме інтеграція робить хмарне рішення від Microsoft таким популярним і функціональним. Функціонування одного елемента системи буде неповним без іншого. Тільки поєднання декількох інструментів зробить користування системою ефективною, а роботу команди – продуктивнішою.
