Відмова від паперових документів і перехід до їх цифрових аналогів – чудова ініціатива, адже все необхідне завжди у хвилинному доступі онлайн. Проте поки що паперова трудова книжка з усіма її даними є важливим документом для працездатного населення нашої країни. Поговоримо про особливості обліку трудових книжок.
Загальні відомості
Як відомо, трудові книжки є основним документом про трудову діяльність людини (ст. 48 Кодексу законів про працю України, далі − КЗпП). Їх ведуть на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів. Трудові книжки ведуть також на позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки оформлюють тільки за місцем основної роботи.
Трудові книжки ведуть за правилами, встановленими Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58 (далі − Інструкція № 58).
Книги обліку
Підпунктом 7.1 Інструкції № 58 передбачено, що на підприємстві повинен вестися облік трудових книжок працівників. Зокрема, обов’язково має бути:
- книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них;
- книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Форми книг затверджені наказом Мінстату України від 27.10.1995 р. № 277 (далі – Наказ № 277).
До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносять усі операції, пов’язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок та вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. Книгу веде бухгалтерія підприємства.
Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде відділ кадрів або інший підрозділ підприємства, який здійснює оформлення прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструють усі трудові книжки, що прийняті від працівників під час влаштування на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії та номера, що видані працівникам знову.
Книга обліку бланків трудових книжок та вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок повинні бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства й печаткою.
Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігають у бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видають за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок (п. 7.2 Інструкції № 58).
Після закінчення кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок та вкладишів до них і про суми, що одержані за заповнені трудові книжки й вкладиші до них, з додатком прибуткового ордера каси підприємства.
У разі виписування трудової книжки, вкладиша до неї або дубліката трудової книжки власник чи уповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості (пп. 6.1 Інструкції № 58).
За умови неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування їх бланків унаслідок недбалого зберігання, вартість зіпсованих бланків сплачує підприємство.
Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством унаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видають дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.
На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складають акт за формою, затвердженою Наказом № 277.
Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.
